Arbeitsstruktur-/Prozessanalysen im Verbund
Im Rahmen der Qualitätssicherung und -entwicklung im Verbundprojekt D2C2 soll auch sicherge-stellt werden, dass die Mitarbeitenden im Verbund gut zusammenarbeiten. Hierfür werden geeignete Arbeitsstrukturen und Prozessabläufe benötigt, die den unterschiedlichen Projektphasen gerecht werden. Als Maßnahme wurde regelmäßig erfasst, wie die Strukturen und Prozesse genutzt bzw. um-gesetzt werden. Dies erfolgt über regelmäßige interne Online-Befragungen mit den Verbundmitarbei1. Projektkoordinationtenden, qualitativen Feedbacks während der Treffen.
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Beschreibung
Herausforderung
Es ist herausfordernd, die vielfältigen Bedürfnisse und Anforderungen von zeitweise über 40 Mitarbeitenden aus unterschiedlichen Hochschultypen und Fachkulturen sowie mit heterogenen Rollen und beruflichen Hintergründen, zu berücksichtigen. Die Maßnahme soll der Heterogenität Rechnung tragen, Kommunikation und Zusammenarbeit stärken, schwerer erreichbare oder zurückhaltende Personen einbinden und flexible, anpassungsfähige Arbeitsstrukturen und -prozesse ermöglichen.
Herangehensweise
Um der genannten Herausforderung zu begegnen, wurden Online-Befragungen mit den Verbundmitarbeitenden durchgeführt. Diese Befragung fanden drei Mail, mit einem etwa jährlichen Abstand, statt. Es wurden verschiedene Aspekte wie Teamgefühl, die Arbeit mit den inhaltlichen Ansätzen (Students as Partners, Scholarship of Teaching and Learning), die Aktivitäten der Projektkoordination, die verschiedenen Kommunikationskanäle oder die Eingebundenheit der Verbundmitarbeitenden an ihren Hochschulen erhoben. Darüber hinaus wurden die Frequenz, Ziele und Notwendigkeit der Austauschformate auch mündlich bzw. über Feedbacktools abgefragt.
Zusammenhang
Im Rahmen der Tätigkeiten der Verbundkoordination, die auch die Qualitätssicherung und -entwicklung umfasste.
Voraussetzung
• geeignete und die Anonymität gewährende Befragungstools
• zeitliche Ressourcen und fachliche Kompetenz zur Konzeption, Durchführung und Auswertung von Befragungen zu Arbeitsprozessen
• Bereitschaft und Zeit zur Teilnahme an wiederholten Befragungen
• Bereitschaft und Interesse von Projektkoordination und -mitarbeitenden gemeinsam über die erfassten Daten zu sprechen und Arbeitsprozesse anzupassen.
Eignung
• großes Interesse an der Maßnahme, als darüber in einer Gruppe von Verbundkoordinator*innen gesprochen wurde
• Befragungsergebnisse waren auch Grundlage für die inhaltliche Ausrichtung der Verbundtreffen
Vorgehen/Schritte
1. Wägen Sie ab, ob eine Befragung für Ihre Verbundgröße und -struktur das richtige Tool ist – Online-Befragung lohnt sich, aus unserer Sicht, für große Verbünde).
2. Definieren Sie, zu welchen Schwerpunkten Sie eine Rückmeldung der Mitarbeitenden benötigen und überlegen Sie, wie partizipativ der Prozess bereits in der Erstellung des Fragebogens sein soll, indem Sie ggf. 1-2 Personen außerhalb der Koordination um Mitarbeit bitten. Sprechen Sie im Verbund über ihr Vorhaben und das Warum.
3. Recherchieren Sie die entsprechenden Konstrukte (z.B. Netzwerkmerkmale, wie Kommunikations-strukturen, Wirkung nach außen, gemeinsame Ziele und Visionen), um sie klar definieren zu können und ggf. entsprechende existierende Fragebögen zu finden.
4. Es macht Sinn, zum Start eines Verbundes auch soziodemographische Daten (Länge der Arbeitstä-tigkeit, in dem Arbeitsfeld, an der Uni...) zu erfragen. Das erhöht Sensibilität für bestimmte Bedarfe und Voraussetzungen. Wählen Sie die soziodemografischen Daten nur so detailliert, dass Sie anhand der Daten keine Rückschlüsse auf einzelne Personen ziehen können (nur nach Hochschultyp, statt nach Hochschulnamen zu fragen, wenn diese Variable dann noch Erkenntnis bringt).
5. Gestalten Sie Ihren Fragebogen aus geschlossenen und offenen Fragen, dort wo sie mehr Informati-on benötigen bzw. die Ausgangslage Ihnen unbekannt ist. Entscheiden Sie sich bei den quantitativen Fragen für eine passende Skala und legen Sie fest, ob sie eine Mitte zulassen wollen oder eher Tendenzen feststellen wollen.
6. Testen Sie den Fragebogen bzw. lassen Sie ihn testen, spätestens wenn er in ein Online-Tool umgesetzt wurde. Und setzen Sie das Feedback in der Gestaltung der Fragen bzw. den technischen Schwierigkeiten im Fragebogen um.
7. Verfassen Sie ein Anschreiben bzw. einen einladenden Text, der dazu motiviert an der Befragung teil-zunehmen und räumen Sie einen adäquaten Zeitraum zur Bearbeitung ein. Planen Sie eine erste und ggf. zweite Erinnerung ein.
8. Werten Sie die Daten entsprechend Ihren Fragestellungen aus. Bereiten Sie eine Ergebnispräsentati-on vor und planen Sie ein Format, dass es erlaubt, partizipativ über Schlussfolgerungen aus den Be-fragungsdaten zu sprechen. Legen Sie bei eindeutigen Teilergebnissen direkte Vorschläge vor und fragen Sie hier nur nach starken Widerständen.
9. Passen Sie die Arbeits- und Kommunikationsstrukturen entsprechend an.
Hinweise
Effekte
Erwarteter Effekt: Koordination muss sich auch auf negatives Feedback einstellen.
Unerwartete Beobachtung: Es gab kaum Interesse an den Ergebnissen der Befragung.
Learnings
Die Befragungsergebnisse zeigen Tendenzen auf und schaffen eine Argumentationsgrundlage für Interventionen. Sie ersetzen jedoch nicht das persönliche Gespräch.
Befragung hat Hinweise darauf gegeben, wie stark mit den Ansätzen Students as Partners oder SoTL gear-beitet wird und welche Rolle diese bei den täglichen Aufgaben spielen. Außerdem wurde deutlich, welche Rollen die Mitarbeitende einnehmen, was Anhaltspunkte dafür bot, ob das Einnehmen neuer Rollen – beim Wechsel der Projektphasen – noch stärker initiiert/begleitet werden kann.
Methoden
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