Projektmanagement eines 7-köpfigen Teams
Festlegen administrativer und logistischer Strukturen zur erfolgreichen Umsetzung des Projekts. [Anm. StIL: Diese Maßnahme wurde in einer Vorgängerversion der Abfrage dokumentiert. Bei der Übertragung auf das aktuelle Format kann es vorkommen, dass die Antworten nicht hundertprozentig zur Frage passen.]
Kategorien
Beschreibung
Herausforderung
Koordinieren eines Projekts mit bis zu sieben Beschäftigen mit unterschiedlichen Zuständigkeiten (wissenschaftliches Personal, Doktorandinnen und studentische Hilfskräfte). Komplexes Projekt; unterschiedliche Expertisen, unterschiedliche Kapazitäten (Arbeitsstunden, Arbeitsverträge), unterschiedliche Aufgaben. Koordinierung eines Projekts für einen einjährigen Förderzeitraum. Erreichen von fünf formulierten Projektzielen; eingeschränkte Kapazität und Handlungsfähigkeit; Bürokratie.
Voraussetzung
Der kurze Zeitraum zwischen Projektgenehmigung und Beginn der Projektlaufzeit hat zu einem verspäteten Einstellungsbeginn geführt. Die Verwaltung benötigte deutlich mehr zeitlichen Vorlauf zur Vertragserstellung, so dass die Verträge erst später beginnen konnten. Hinzu kamen zeitliche Verzögerungen bei der Visumserstellung für internationale studentische Hilfskräfte und für eine Mitarbeiterin seitens der zuständigen Behörden. Der häufige Sekretariatswechsel bzw. die Nichtbesetzung des Sekretariats hat zudem die administrativen Abläufe erschwert. Des Weiteren wurde das Zubehör zur Videoerstellung aufgrund von Lieferengpässen viel später geliefert als vorgesehen. Die Zielformulierung zu Beginn des Projekts war hilfreich für die stetige Abfrage des aktuellen Standes im Projekt und für die Maßnahmenkoordination. Außerdem konnten dadurch die Aufgaben gezielt zugeteilt werden.
Eignung
keine Evaluation
Vorgehen/Schritte
Anschaffung eines Projektlaptops und Zubehör zur Videoerstellung inkl. Angebotseinholung und Lieferung (mehrere Wochen bis Monate)
Personelle und zeitliche Kapazitäten kalkulieren sowie Verträge aufsetzen (mehrere Wochen)
Zugang zur uniinternen Cloud für alle Beschäftigen herstellen (1 Tag)
Einrichten eines Funktions-E-Mail-Postfachs und Zugriff regeln (1 Woche)
Workshop zum Projektmanagement besuchen (mehrere Tage)
Projektziele festsetzen (2 Wochen)
Einrichten eines Projektmanagementtools (2 Wochen)
Aufgaben und Zuständigkeiten formulieren (1 Tag)
regelmäßige Team-Meetings abhalten (fortwährend)
Projekt dokumentieren (mehrere Wochen)
(ein Jahr oder mehr)
Hinweise
Effekte
Durch erfolgreiches Projektmanagement konnten drei der fünf Ziele vollständig erreicht und zwei initiiert werden, so dass deren Umsetzung absehbar ist. Der Besuch eines Workshops zum Change-/ Projektmanagements war sehr hilfreich, um Modelle zur Zieldefinition kennenzulernen und diese auf das eigene Projektvorhaben anzuwenden. Eine solche Zieldefinition wird auch für zukünftige Projektvorhaben als elementar betrachtet. Zudem ist eine gemeinsame Projektcloud unabdingbar, um den aktuellen Stand stets einsehen und weiterbearbeiten zu können.
Auch wenn die Funktionen des Projektmanagementtools für das gegenwärtige Projekt nicht vollständig genutzt werden konnten, können diese für zukünftige Projekte sinnvoll sein. Die beantragte Funktions-E-Mail-Adresse soll zudem für weitere Maßnahmen des Fachgebiets beibehalten werden. Des Weiteren hat sich die Kombination aus regelmäßigen Einzelbesprechungen, Kleingruppenbesprechungen und Besprechungen im Gesamt-Team als zielführend erwiesen in Abhängigk
Learnings
Die nahezu vollständige Zielerreichung ist ein wichtiges Ergebnis, aber auch das Kennenlernen des Projektmanagementprozesses sowie das Überwinden verschiedener Stolpersteine.
Empfehlung
Die klare Definition von Projektzielen, Zuständigkeiten und Einreichungsfristen ist notwendig, um gemäß Zeitplan agieren zu können.
Eine gemeinsame Projektcloud ist sinnvoll, um den aktuellen Stand jederzeit einsehen und weiterarbeiten zu können. Aufgrund der Speichergröße und Vielzahl an Dateien, die im Projekt erstellt werden, kann eine Kapazitäten von mehreren hundert Gigabyte notwendig sein, vor allem wenn Videos oder andere Multimediadateien erstellt werden. Durch eine Mehrebenen-Struktur auf der Projektcloud kann der Zugriff auf einzelne (Unter-)Ordner geregelt werden, so dass Hilfskräfte nur die für sie relevanten Dateien einsehen können, wohingegen die im Projektmanagement tätigen Personen alle Dateien sehen und Abläufe koordinieren können. Des Weiteren hat die Funktions-E-Mail-Adresse die Kommunikation erleichtert, insbesondere mit Vortragenden und Interessierten der internationalen Tagung, weil zwei Beschäftigte Zugang hatten und abwechselnd antworten konnten.
Tipps
Die konkrete Vorgehensweise ist abhängig vom jeweiligen Projekt. Dessen Passung auf das eigene Vorhaben sollte daher überprüft werden. Neben einer klaren Zieldefinition und Aufgabenverteilung sowie Fristsetzung ist es wichtig, ausreichend zeitlichen Puffer einzuplanen, um unvorhersehbare Hürden überbrücken zu können. Gerade in sich dynamisch entwickelnden Themenfeldern kann es notwendig sein, dass Teilziele im Projektverlauf angepasst werden müssen.
Sonstiges
Insgesamt haben die Abläufe gut geklappt. Die wesentlichen Hürden kamen von extern, auf die man nur bedingt Einfluss hat.
Methoden
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