Projektmanagement eines 7-köpfigen Teams

Koordinieren eines Projekts mit bis zu sieben Beschäftigen mit unterschiedlichen Zuständigkeiten (wissenschaftliches Personal, Doktorandinnen und studentische Hilfskräfte). Komplexes Projekt; unterschiedliche Expertisen, unterschiedliche Kapazitäten (Arbeitsstunden, Arbeitsverträge), unterschiedliche Aufgaben. Koordinierung eines Projekts für einen einjährigen Förderzeitraum. Erreichen von fünf formulierten Projektzielen; eingeschränkte Kapazität und Handlungsfähigkeit; Bürokratie.

Der kurze Zeitraum zwischen Projektgenehmigung und Beginn der Projektlaufzeit hat zu einem verspäteten Einstellungsbeginn geführt. Die Verwaltung benötigte deutlich mehr zeitlichen Vorlauf zur Vertragserstellung, so dass die Verträge erst später beginnen konnten. Hinzu kamen zeitliche Verzögerungen bei der Visumserstellung für internationale studentische Hilfskräfte und für eine Mitarbeiterin seitens der zuständigen Behörden. Der häufige Sekretariatswechsel bzw. die Nichtbesetzung des Sekretariats hat zudem die administrativen Abläufe erschwert. Des Weiteren wurde das Zubehör zur Videoerstellung aufgrund von Lieferengpässen viel später geliefert als vorgesehen. Die Zielformulierung zu Beginn des Projekts war hilfreich für die stetige Abfrage des aktuellen Standes im Projekt und für die Maßnahmenkoordination. Außerdem konnten dadurch die Aufgaben gezielt zugeteilt werden.

• keine Evaluation

Durch erfolgreiches Projektmanagement konnten drei der fünf Ziele vollständig erreicht und zwei initiiert werden, so dass deren Umsetzung absehbar ist. Der Besuch eines Workshops zum Change-/ Projektmanagements war sehr hilfreich, um Modelle zur Zieldefinition kennenzulernen und diese auf das eigene Projektvorhaben anzuwenden. Eine solche Zieldefinition wird auch für zukünftige Projektvorhaben als elementar betrachtet. Zudem ist eine gemeinsame Projektcloud unabdingbar, um den aktuellen Stand stets einsehen und weiterbearbeiten zu können.

Auch wenn die Funktionen des Projektmanagementtools für das gegenwärtige Projekt nicht vollständig genutzt werden konnten, können diese für zukünftige Projekte sinnvoll sein. Die beantragte Funktions-E-Mail-Adresse soll zudem für weitere Maßnahmen des Fachgebiets beibehalten werden. Des Weiteren hat sich die Kombination aus regelmäßigen Einzelbesprechungen, Kleingruppenbesprechungen und Besprechungen im Gesamt-Team als zielführend erwiesen in Abhängigk

Die nahezu vollständige Zielerreichung ist ein wichtiges Ergebnis, aber auch das Kennenlernen des Projektmanagementprozesses sowie das Überwinden verschiedener Stolpersteine.

Die klare Definition von Projektzielen, Zuständigkeiten und Einreichungsfristen ist notwendig, um gemäß Zeitplan agieren zu können.

Eine gemeinsame Projektcloud ist sinnvoll, um den aktuellen Stand jederzeit einsehen und weiterarbeiten zu können. Aufgrund der Speichergröße und Vielzahl an Dateien, die im Projekt erstellt werden, kann eine Kapazitäten von mehreren hundert Gigabyte notwendig sein, vor allem wenn Videos oder andere Multimediadateien erstellt werden. Durch eine Mehrebenen-Struktur auf der Projektcloud kann der Zugriff auf einzelne (Unter-)Ordner geregelt werden, so dass Hilfskräfte nur die für sie relevanten Dateien einsehen können, wohingegen die im Projektmanagement tätigen Personen alle Dateien sehen und Abläufe koordinieren können. Des Weiteren hat die Funktions-E-Mail-Adresse die Kommunikation erleichtert, insbesondere mit Vortragenden und Interessierten der internationalen Tagung, weil zwei Beschäftigte Zugang hatten und abwechselnd antworten konnten.

Die konkrete Vorgehensweise ist abhängig vom jeweiligen Projekt. Dessen Passung auf das eigene Vorhaben sollte daher überprüft werden. Neben einer klaren Zieldefinition und Aufgabenverteilung sowie Fristsetzung ist es wichtig, ausreichend zeitlichen Puffer einzuplanen, um unvorhersehbare Hürden überbrücken zu können. Gerade in sich dynamisch entwickelnden Themenfeldern kann es notwendig sein, dass Teilziele im Projektverlauf angepasst werden müssen.

Insgesamt haben die Abläufe gut geklappt. Die wesentlichen Hürden kamen von extern, auf die man nur bedingt Einfluss hat.