Verbindliches digitales Abschlussarbeiten-Archiv
Die Abgabe der Abschlussarbeit bzw. ihrer Dokumentation ist für alle Absolvent*innen der HfG verpflichtend. Jedoch wurden bisher weder die Standards zur Abgabe noch die Aufbewahrung einheitlich geregelt. Die Maßnahme führte die verbindliche Abgabe über die Projektarchiv-Plattform ein. Künftig werden Abschlussarbeiten einheitlich langfristig archiviert und können nachgenutzt werden.
Kategorien
Beschreibung
Herausforderung
1. Uneinheitliche Abgabe und Aufbewahrung von Abschlussarbeiten: diverse Medien mit variabler Informationsdichte, teils fragmentarische Daten wegen korrupter Datenträger, fehlende Kontextinformationen
2. Rechtliche Vorgaben (Landeshochschulgesetz, Datenschutzsatzung, Prüfungsordnungen): Alle Abschlussarbeiten müssen für fünf Jahre aufbewahrt und danach gelöscht werden
3. Keine Nachnutzung möglich: ungeklärte Nutzungsrechte, wiederholte Abfrage von Daten, unterschiedliche Ablageorte
Herangehensweise
Nach der Implementierung der Projektarchiv-Plattform entwickelten wir mit dem Prüfungsamt, den Studiengängen und dem Datenschutzbeauftragten einheitliche Standards für die digitale Dokumentation von Abschlussarbeiten, ihren Einreichungs- und Überprüfungsprozess (Qualitätssicherung) sowie Supportangebote (Dokumentation, Handreichungen, Sprechstunden). Das Ergebnis sind strukturierte, verlässliche und recherchierbare Daten.
Das digitale Projektarchiv gewährleistet die langfristige Archivierung an einem zentralen Ort (inkl. Zugriffs-rechte-Management) sowie die Löschung nach fünf Jahren laut LHG und Datenschutzsatzung. Für die langfristige Datenhaltung ist ein Digital Archivist verantwortlich.
Maßnahmen zur Nachnutzung: Einführung einer verbindlich abzugebenden Erklärung mit Abfrage von Nutzungsrechten/Lizenzen, benutzerfreundliche Gliederung des Archivs, Abstimmung mit Redakteuren der HfG, Aufbereitung von Daten (s. Maßnahme Schaufenster), technische Schnittstellen (s. Maßnahme API).
Zusammenhang
Zunächst haben wir freiwillige Einreichungen entgegengenommen und den Prozess schrittweise optimiert. Die erste verbindliche Einführung erfolgte bei nur einem Studiengang, daraufhin folgten die übrigen. Jeder Schritt wurde von Feedback-Schlaufen mit Studierenden, Studiengängen, Prüfungsamt, Datenschutzbeauftragtem und Archivaren begleitet.
Voraussetzung
Zunächst bestand der Wunsch des Rektorates, die Abgabe über die Projektarchiv-Plattform verbindlich einzuführen. Anschließend erfolgte die Abklärung des rechtlichen Rahmens mit dem Prüfungsamt (Prüfungsordnungen) und dem Datenschutzbeauftragten. Durch einen Beschluss des Prüfungsausschusses wurde die Abgabe zunächst in einem Studiengang verbindlich eingeführt. Andere Studiengänge folgten.
Eine weitere Voraussetzung für die Erarbeitung von Standards war die Mitarbeit der Studiengänge. Diese sind auch in der konkreten Durchführung notwendig beteiligt, da sie die eingereichten Arbeiten inhaltlich überprüfen und für die Archivierung freigeben müssen.
Eine weitere Voraussetzung betrifft die technische Infrastruktur: Die Software der Projektarchiv-Plattform musste modernisiert, im Haus implementiert und das Metadatenschema angepasst werden. Zudem musste die langfristige Wartung und Betreuung durch den IT-Systemadministrator der Hochschule sichergestellt werden.
Eignung
Eine Evaluation wurde bislang nicht durchgeführt, da die Einführung der genannten Prozesse bei verschiedenen Studiengängen noch andauert. An den bisher etablierten Strukturen (Abgabeprozess, Archivierung, Nachnutzung, Software) lässt sich jedoch ablesen, dass die Maßnahmen Wirkung zeigen: Im Projektarchiv wächst die Zahl der verbindlich eingereichten Abschlussarbeiten. Auf das „Abschlussarbeiten-Archiv“ kann einfach zugegriffen werden, detaillierte Recherchen sind möglich. Die Software ist aufgrund ihres Fokus auf audio-visuelle Medien gut geeignet, um die Charakteristik der eingereichten Arbeiten zu erfassen, abzubilden und zu archivieren. Im „Schaufenster“ der HfG können die im Projektarchiv archivierten Abschlussarbeiten in einer digitalen Präsentationsumgebung visuell ansprechend und intuitiv erkundet werden; so stehen sie auch einer breiten Öffentlichkeit zur Einsicht und Recherche zur Verfügung.
Schritte
Ein digitales Abschlussarbeiten-Archiv ist natürlich nur dann sinnvoll, wenn Arbeiten tatsächlich digital eingereicht werden können. In unserem Fall war die Trennung zwischen Originalarbeit und Dokumentation entscheidend: Laut Prüfungsordnung müssen Dokumentationen des Abschlussprojekts eingereicht werden, und diese basieren auf audio-visuellen Medien (Sonderfall: Theoriestudiengang).
Voraussetzungen für die Einführung sind also die Studien- und Prüfungsordnungen und die aktuellen Regelungen an der jeweiligen Hochschule; darüber hinaus sind personelle Kapazitäten zur Konzeption und Umsetzung, Kooperationsbereitschaft der Studiengänge und Hochschulleitung, eine geeignete technische Infrastruktur und verfügbare Kapazitäten im IT-Bereich wichtig. Für die langfristige Aufrechterhaltung werden geschultes Personal und IT-Ressourcen benötigt.
Der Aufwand zahlt sich indes nur im Rahmen einer umfassenderen Digitalisierungsstrategie aus. Mindestens sollten die Daten aus dem digitalen Archiv weitergenutzt werden, z.B. zur Veröffentlichung auf Hochschul-Websites. Weitere Aspekte sind unter anderem Langzeitarchivierung und Forschungsdaten, woraus sich unterschiedliche Anforderungen an die Infrastruktur und Prozesse ergeben. Der primäre Zweck eines solchen Archivs sollte daher vorab geklärt werden.
Bei der praktischen Einführung ist die enge Zusammenarbeit mit dem Prüfungsamt, dem Datenschutzbeauftragten, den Studiengängen, Studierendenvertreter*innen und der IT-Abteilung wichtig. Ein sinnvoller Einreichungsprozess kann nur gemeinsam erarbeitet werden. Insbesondere in der Übergangszeit vom bisherigen Verfahren auf einheitliche Verfahren und digitale Systeme kann es zu erhöhtem Betreuungsaufwand kommen, da der Prozess noch nicht allen vertraut ist und ggf. auf Widerstände stößt.
Ein digitales Abschlussarbeiten-Archiv und die entsprechenden Prozesse zur Einreichung, Archivierung, Veröffentlichung usw. aufzubauen bedeutet, die Infrastruktur der Hochschule zu verändern. Grundsätzlich sollte dazu die Bereitschaft seitens der Hochschulleitung bestehen, einschließlich langfristiger Absicherung der neuen Strukturen.
Hinweise
Effekte
Die Studiengänge hatte den Abgabeprozess bisher individuell gehandhabt. Der neue Prozess wurde unterschiedlich angenommen: Manche erkannten den Nutzen einer verbindlichen Regelung und adaptierten sie, andere beharrten länger auf ihrem bestehenden System. Studierende reichten ihre Projekte teils freiwillig im Projektarchiv ein.
Bei der Konzeption des Einreichungsprozesses wurden historisch gewachsene Unstimmigkeiten innerhalb der Prüfungsordnungen sichtbar.
Studierende kamen zwar mit der komplexen Bedienung des Projektarchivs zurecht, hatten jedoch beim Ausfüllen der Metadatenfelder Schwierigkeiten. Um gleichbleibende Datenqualität zu garantieren, etablierten wir einen Überprüfungsprozess nach dem Vier-Augen-Prinzip.
Zudem zeigte sich in einem Pilotprojekt, dass sich die Präsentation auf der „Schaufenster“-Website positiv auf die Qualität der Einreichungen auswirkte. Die Studierenden investierten mehr Zeit und Mühe in die Aufbereitung und Vollständigkeit ihrer Dokumentationen.
Learnings
Der Großteil der Studierenden kommt auch mit einem wenig intuitiven User Interface des Projektarchiv zurecht. Die Qualität der eingereichten Daten steigt jedoch mit dem Anreiz einer Veröffentlichung auf einer anderen Website in ansprechendem Design.
Das Verfassen von präzisen Texten über das eigene Projekt, die treffende Verschlagwortung und die Vergabe einer Lizenz bzw. eines Rechtsschutzes bereitet den Studierenden die meisten Schwierigkeiten.
Die Studiengänge gehen unterschiedlich mit dem Thema Dokumentation um, so dass auch die Abgaben von unterschiedlicher Qualität und Umfang sind.
Gute Dokumentationen der Prozesse und Metadatenfeldern sowie persönlicher Support sind für das Gelingen insgesamt unumgänglich. Wir empfehlen zudem, die Themen Dokumentieren, Archivieren und Veröffentlichen (Urheberrecht) fächerübergreifend im Curriculum der Hochschule zu verankern.
Empfehlung
Bei einer eher geringen jährlichen Anzahl an Abschlüssen würden wir empfehlen, die Einführung der verbindlichen Abgabe für alle Studiengänge auf einmal zu beschließen. Auf diese Weise kommt es zu weniger Missverständnissen bei Studiengängen und v.a. bei den Studierenden, da es nur einen einheitlichen Weg für alle gibt. Solange die Anzahl an Einreichungen insgesamt überschaubar bleibt, ist dieses Vorgehen einem schrittweisen Prozess vorzuziehen.
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