Aufbau Dossier Digitale Kollaboration

Die Herausforderung besteht in Projekten mit begrenzter Laufzeit immer in der nachhaltigen Sichtbarkeit der Projektergebnisse. Der Transfer besteht mittels eines Dossiers beim anerkannten Hochschulforum Digitalisierung (HFD) über die Projektlaufzeit hinaus und ist damit im deutschsprachigen auffindbar und rezipierbar. Über die Seite des HFD sind Projektinhalte und Learnings sowohl nachhaltig gesichert als auch von einer großen Zielgruppe auffindbar.

Herangehensweise & Zusammenhang: Bereits im Vorfeld des Verbundprojekts bestand ein Kontakt der Einrichtungsleitung zum Hochschulforum Digitalisierung. Dieser bestehende Austausch wurde für den Let-ter of Intent genutzt und Ideen später konkretisiert. Zu Beginn des Projekts gab es ein gemeinsames Auf-takttreffen zwischen HFD und Projektmitarbeitenden. Nach der Hälfte der Projektlaufzeit und einer großen Anzahl von Praxisberichten, Tool-Use-Cases und Erfahrungsberichten wurden die Pläne zur Umsetzung konkreter. Es gab entsprechende Aushandlungen über Formate, Redaktionsabläufe und konkrete An-sprechpersonen.

Transfer und Sicherung sind die treibenden Bereiche, die für das Dossier sprechen. Das Dossier entsteht aus einem Verbundprojekt heraus und kann durch andere Personen weiterhin gefüllt werden. Das Thema wird weiterhin Relevanz in der Hochschullehre haben und passende Beiträge erweitern das vorliegende Dossier.

Voraussetzung für den erfolgreichen Transfer war zunächst ein Letter of Intent, der im Vorfeld den gegen-seitigen Bedarf klärte und eine verbindliche Kooperationsabsicht schuf. Auf Leitungsebene wurden perso-nelle Ressourcen, Entscheidungskompetenzen und zeitliche Kapazitäten abgestimmt. Ein gemeinsames Auftaktgespräch ermöglichte die Abstimmung technischer und inhaltlicher Rahmenbedingungen. Während der Feinplanung galt es, konkrete Publikationsfenster, Qualitätsstandards und redaktionelle Abläufe fest-zulegen. Das Hochschulforum Digitalisierung stellte seine gewohnten Workflows und IT-Infrastruktur bereit. Klare Rollenverteilungen im Verbundprojektteam sorgten für effiziente Prüfung und Freigabe der Blogbei-träge. Externe Autor*innen wurden nach spezifischen Kriterien ausgewählt und Kommunikationskanäle sowie Terminpläne festgesetzt. Die fertigen Artikel dienten als Basis für das Dossier und wurden über die Kanäle des HFD und Verbundprojekts (Newsletter, Social Media) beworben.

Insgesamt wurde das Dossier vom Verbundprojekt mit 54 Beiträgen über zwei Jahre befüllt und stellt mit den vier Bereichen Angebote für Lehrende auf der Suche nach Expertise zu Kollaborati-onsthemen über Erfahrungsberichte, Praxisbeispiele, Hilfe bei der Toolauswahl und Kooperati-onspartner*innen bereit. Die Evaluation der Maßnahme beruht auf quartalsweise durch das HFD gelieferte Aufrufzahlen, die einen stetigen Anstieg bei allen Beiträgen belegen. Ergänzt wird dies durch die große Reichweite der Social-Media-Kanäle von HFD und Verbundprojekt, über die Inhalte regelmäßig beworben werden. Zudem unterstützen Lehrende, Studierende und Mitarbeitende aus weiteren (Verbund-)Projekten der Stiftung Innovation in der Hochschullehre die Verbreitung der vier Blogreihen aktiv. Das rege Interesse dieser Autor*innen, eigene Beiträge im Dossier zu plat-zieren, unterstreicht die Nützlichkeit und Akzeptanz des Formats unter den Projektbeteiligten.

Erwartungsgemäß erzeugten die ersten Veröffentlichungen eine Sogwirkung: Sobald ein Beitrag veröffentlicht war, folgten weitere und auch Lehrenden konnten mit den Beispielen der Kolleg*innen besser erreicht werden. Gegenseitiger Respekt und Ideenentwicklung auf Augenhöhe sowie die Anerkennung fachlicher Expertise bildeten die Basis dafür. Beiträge vom University Future Festival des HFD wurden nahtlos als Blogposts weitertransportiert.

Mit der Fokussierung auf vier Produktschwerpunkte sind Content und Tools übersichtlich und schnell erfassbar. Das Identifikationspotenzial stieg, die Vertrauenswürdigkeit wuchs und der Anreiz zur Nutzung nahm zu. Gleichzeitig wurde die Nachhaltigkeit der Angebote sichergestellt. Unerwartet war der Umfang und das Interesse an der Füllung der Blogreihen. Studierende wünschten sich weniger Sichtbarkeit, weshalb einzelne Beiträge anonym veröffentlicht und trotzdem für Studienleistungen anerkannt wurden.

Der Zeitraum für die Anfertigung und Abgabe von Texten überschritt häufig die intern vereinbarten Fristen und Feedbackschleifen dauerten länger, um ausreichend Zeit für Überarbeitungen zu lassen. Besonders studentische Beiträge erforderten aufwändige redaktionelle Anpassungen im Vergleich zu Beiträgen von erfahrenen Autor*innen. Das Angebot, Interviews zu führen, zu verschriftlichen und anschließend zur Abnahme vorzulegen, verlief erfolgreich: Zwar war der Aufwand für das Redaktionsteam höher als für die Interviewten, dennoch konnten bekannte Lehrende mit diesem Vorgehen eingebunden werden. Auch stud.Hilfskräfte als Autor*innen nutzten diese Form der Beitragserstellung erfolgreich. Bei Kooperationen mit externen Projekten erwiesen sich langfristige Planungen und frühzeitige Anfragen als unerlässlich, um personelle Wechsel abzufedern. Das Feedback blieb auf Augenhöhe, da gegenseitiges Wohlwollen und gezielte Sichtbarkeit entscheidend waren.

Ein frühzeitiger Kontakt zum HFD ermöglicht eine gemeinsame Ideenentwicklung; feste Ansprechpersonen im Team sichern reibungslose Kommunikation. Übergabeprozesse und redaktionelle Abläufe werden gemeinsam definiert, um nach ersten Publikationen und bei auftretenden Herausforderungen schnell nachgesteuert werden zu können. Veröffentlicht werden Pakete mit vier bis fünf Beiträgen aus unterschiedlichen Bereichen. Zeitpläne und Erwartungen werden transparent mit Autor*innen aus anderen Projekten sowie Lehrenden abgestimmt; Ergebnisse werden weitergeleitet und Dankesschreiben versendet. Ablaufdaten geteilter Links werden dokumentiert, Zugriffsberechtigungen im Team verteilt und Verantwortliche für Verlängerung und Weiterleitung benannt.