Digitaler Fachbereich: Digitale Studienorganisation

Die Maßnahme „Digitale Studienorganisation“ reagierte auf fragmentierte und teilweise papierbasierte Abläufe bei Modulwahl, Stundenplanung, Anerkennungsverfahren und Studienberatung. Aufwendige Verwaltungsprozesse erschwerten sowohl Studierenden als auch Lehrenden die Organisation des Studienalltags. Flexible Studienangebote erwiesen sich in der Praxis häufig als zu wenig anpassungsfähig. Es fehlten einheitliche digitale Strukturen, die eine bedarfsgerechte Planung unterstützen.

Zur Bewältigung der Herausforderungen wurden Design-Thinking-Workshops, qualitative Interviews und Expertenreviews mit Studierenden sowie Lehrenden durchgeführt und ausgewertet. Auf dieser Grundlage entstanden digitale Fachbereichskurse, die Studierenden mehr Orientierung bieten und einheitliche Strukturen schaffen.

Ziel war es, Semesterabläufe zu digitalisieren sowie Wahlmöglichkeiten und Lehrformate übersichtlich darzustellen. Darüber hinaus wurde ein Prototyp entwickelt, der einen digitalen Fachbereich aus Studierendenperspektive visualisiert. Ergänzend realisierte das Projekt personalisierte digitale Stundenpläne durch die Anbindung an WebUntis und integrierte ein Self-Service-Interface für Studienanmeldung, Leistungsübersicht und Lernfortschrittstracking.

Parallel dazu stellte das Projekt in OpenOLAT standardisierte Kurs-Templates für modulare Studienabläufe bereit. Dadurch konnten sich Studierende eigenständig zu Modulen und Prüfungen anmelden sowie auf Materialien zugreifen.

Die Maßnahme wurde in mehreren Iterationen erprobt und evaluiert. Zum Einsatz kamen qualitative Expertenreviews und Gruppendiskussionen mit Lehrenden, Studierenden und Verwaltungsmitarbeitenden sowie quantitative Datenerhebungen mittels Online-Fragebögen in den Strukturkursen. Zudem flossen die Rückmeldungen aus Lehrveranstaltungen und Prüfungsämtern kontinuierlich in die Weiterentwicklung ein.

Für die Umsetzung der Maßnahme waren sowohl technische als auch organisatorische Voraussetzungen entscheidend.
Zentral war die Verfügbarkeit digitaler Infrastruktur und relevanter Systeme wie OpenOLAT und WebUntis.
Gleichzeitig war eine organisationskulturelle Offenheit notwendig: Die Maßnahme bedeutete ein bewusstes Umdenken – weg von papierbasierten Anmeldungen und starren Planungsprozessen hin zu einer datenbasierten, selbstorganisierten Studiengestaltung. Dies setzte die Bereitschaft aller Beteiligten voraus, neue digitale Abläufe zu akzeptieren, aktiv mitzugestalten und kontinuierlich weiterzuentwickeln.

Die Maßnahme wurde in mehreren qualitativen und quantitativen Evaluationsphasen erprobt und validiert.
Rückmeldungen aus den Pilotprojekten zeigten eine deutlich gesteigerte Transparenz, eine verbesserte Planbarkeit des Studienverlaufs und eine höhere Zufriedenheit mit der Studienorganisation.
Insbesondere die digitalen Stundenpläne wurden als hilfreich empfunden, vor allem bei parallelen Modulen und hybriden Formaten.
Die Entwicklung eines übertragbaren digitalen Fachbereichskurses sowie standardisierter Musterkurse im LMS OpenOLAT belegt die Skalierbarkeit und Transferierbarkeit der Maßnahme.

1. Erwartete Effekte:

   Wie geplant führte die digitale Studienorganisation zu einer verbesserten Transparenz im Studienverlauf. Studierende profitierten von der Möglichkeit,

   ihre Stundenpläne digital und individuell zusammenzustellen, während Lehrende frühzeitig Einblick in Belegzahlen erhielten. Auch die Prüfungsämter meldeten eine

   Entlastung durch automatisierte Datenübertragung und weniger manuelle Fehlerquellen bei Modul- und Prüfungsanmeldungen.

2. Unerwartete Effekte:
   Technische Abhängigkeiten wurden deutlich: Systemausfälle oder fehlerhafte Schnittstellen führten unmittelbar zu spürbaren Problemen im Studienalltag -

   etwa zu fehlenden Kurszugängen oder nicht sichtbaren Prüfungsanmeldungen. Das zeigte, dass technische Systeme in der Studienorganisation hohe Redundanz

   und Supportstrukturen brauchen. Ein positiver Nebeneffekt war hingegen, dass durch die Einführung des Systems die Zusammenarbeit zwischen Fachbereichen,

   IT und Verwaltung enger und lösungsorientierter wurde.

1. Die Einführung eines digitalen Studienportals funktioniert nur dann, wenn klare Strukturen und einheitliche Prozesse definiert wurden, z. B. hinsichtlich Modulbezeichnungen, Prüfungsformaten oder Buchungslogik. Unterschiedliche Regelungen in FB erschweren eine Automatisierung.

2. Die technische Lösung muss sich an den realen Abläufen und Fragen von Studierenden und Lehrenden orientieren. Usability‑Tests und Feedback‑Loops sind daher unverzichtbar.

3. Wenn sich Studierende auf digitale Prozesse (z. B. Prüfungsanmeldung oder Modulwahl) verlassen sollen, muss das System zuverlässig und transparent funktionieren.

4. Die Maßnahme zeigte, wie zentral die enge Kooperation zwischen IT, Verwaltung, Fachbereichen und Didaktik ist. Nur wenn alle Perspektiven eingebunden sind, entstehen funktionierende, akzeptierte Systeme.

5. Die bloße Bereitstellung digitaler Tools reicht nicht. Entscheidend ist die langfristige Begleitung durch Support, Schulung und Weiterentwicklung – sowohl technisch als auch kommunikativ.

Grundsätzlich hat sich die Maßnahme bewährt. Rückblickend empfehlen wir Nachnutzenden jedoch Studierende bereits in der Konzeptionsphase aktiv einzubinden.So können Nutzerführung, Begrifflichkeiten und visuelle Strukturen frühzeitig optimiert werden, was die Bedienbarkeit erhöht und den Supportaufwand senkt.
Ebenso sollte eine flankierende Kommunikationsstrategie von Beginn an mitgedacht werden. Digitale Tools entfalten ihren vollen Nutzen nur, wenn sie richtig verstanden und genutzt werden. Kurze Videotutorials, Onboarding-Sessions und gezielte Mailings tragen wesentlich dazu bei, Funktionen verständlich zu machen, Akzeptanz zu stärken und Vertrauen bei den Nutzenden aufzubauen.

1. Digitale Studienorganisation ist ein Kulturwandel – kein IT-Projekt: Es geht nicht nur um Technik, sondern um ein neues Verständnis von Transparenz, Selbstorganisation und Serviceorientierung.

2. Begriffe und Navigation testen: Was für IT und administratives Personal logisch ist, kann für Studierende unverständlich sein. Testen Sie Menüführung, Buttons und Bezeichnungen mit realen Nutzer*innen.

3. Prozesse zuerst denken – Tools danach: Bevor neue Software eingeführt wird, sollten bestehende Abläufe kritisch hinterfragt werden.

4. Ein übersichtlicher Kalender, eine Fortschrittsanzeige oder eine automatische Erinnerungsfunktion helfen mehr als textlastige Anleitungen.

5. Frühzeitig Schnittstellenzwischen Systemen prüfen.

6. Mobile Nutzung mitdenken.

7. Langfristige Wartung und Weiterentwicklung sichern.