Contententwicklung durch die Community fördern und begleiten

Die Supporteinrichtungen waren damit konfrontiert, für das Portal neue und einheitlich gestaltete Angebotsbeschreibungen zu erstellen, die langfristig zu pflegen sein werden. Da die Inhalte von Einrichtung zu Einrichtung bisher sehr unterschiedlich dargestellt wurden, bestand eine Herausforderung darin, sich auf einheitliche Vorlagen zu einigen. Die Einrichtungen sollten zur aktiven Mitwirkung motiviert und von der langfristigen Zusammenarbeit überzeugt werden.

Die Contentenwicklung fand abwechselnd in abteilungsübergreifenden Workshops und separaten Arbeitsphasen statt. In vier Workshops wurden einheitliche Vorlagen entwickelt, passende Angebote identifiziert und testweise beschrieben, die Angebote unterneinander vernetzt und langfristige Redaktionsprozesse entwickelt. Das Verfassen der Angebotsbeschreibungen fand in den Phasen zwischen den Workshops statt und wurde vom Projektteam mit Einzelberatungen intensiv begleitet.

Die Maßnahme wurde innerhalb des universitären Projekts „E-Learning-Marktplatz“ erprobt sowie hochschulweit und fachübergreifend durchgeführt. Es waren zentrale Einrichtungen der Universität beteiligt, die Angebote zur Unterstützung digitaler Lehre und digitalen Studierens bereitstellen. Die Maßnahme fand während der Konzeptions- und Entwicklungsphase statt.

Für die erfolgreiche Contententwicklung mit Community-Mitgliedern sind folgende Voraussetzungen essentiell:

• Bereitschaft der Einrichtungen zur aktiven, partizipativen Mitarbeit

• Identifikation und klare Kommunikation von Anreizen für Stakeholder, z. B. Vernetzung, Sichtbarmachung eigener Angebote, Mitgestaltungsmöglichkeiten, Bedarfsabfrage

• Ausreichende personelle Ressourcen für die Vorbereitung und Durchführung von Präsenzworkshops, begleitende Beratungen, bedarfsabhängige Unterstützung bei der Contenterstellung und detaillierte Qualitätssicherung der neuen Inhalte

• Kompetenzen im Stakeholdermanagement und Change Management

• Beratungs- und Moderationskompetenz

• Professionelle Workshopgestaltung mit klaren Zielen, guter Methodik und Planung

• Agile Arbeitsweise zur flexiblen Anpassung im Projektverlauf

Diese Maßnahmen erhöhen die Identifikation der Einrichtungen mit dem Projekt, fördern Verständnis und Respekt untereinander und schaffen so eine wertschätzende und effektiveArbeitsatmosphäre.

Unsere Beobachtungen in den Workshops und Arbeitsphasen, individuelle Rückmeldungen der Stakeholder sowie die entstandenen Arbeitsergebnisse zeigen, dass die angestrebten Ziele der Maßnahme erreicht wurden.

• Die Teilnahme an den Workshops war trotz des zusätzlichen Aufwands für die Einrichtungen durchgehend hoch. Die Teilnehmenden arbeiteten engagiert mit und nutzten die Workshops intensiv für fachlichen und informellen Austausch.

• Bereits im zweiten Workshop konnten sich die Einrichtungen auf zwei gemeinsame Vorlagen zur Darstellung ihrer Angebote verständigen. Bis zum Launch des Portals entstanden 120 neue Angebotsbeschreibungen in deutscher und englischer Sprache und übertrafen die Erwartungen deutlich.

• Besonders positiv bewertet wurden die wertschätzende Arbeitsatmosphäre, die vielfältigen Austauschmöglichkeiten sowie die individuelle Beratung bei der Contenterstellung.

• Bereits vor Projektende signalisierten weitere Einrichtungen ihr Interesse, in das Portal aufgenommen zu werden.

Neben der erfolgreichen Content-Entwicklung ergab sich auch der deutliche Effekt des guten gegenseitigen Kennenlernens, ein gutes Verständnis für die Perspektiven und Bedarfe anderer Einrichtungen und die Erkenntnis, dass niemand mit den diskutierten Problemen allein steht.

Auch über das Projekt hinaus werden die Einrichtungen zukünftig verstärkt zusammenarbeiten und z. B. das Angebotsportfolio weiterentwickeln. Die gemeinsamen Workshops haben das Miteinander zwischen den Einrichtungen auf persönlicher und fachlicher Ebene gestärkt, was bereits jetzt der langfristigen Zusammenarbeit zu anderen Digitalisierungsthemen zugutekommt.

Des Weiteren bot das Projekt für einzelne Einrichtungen einen Anlass sowie ihr eigenes Angebotsportfolio zu reflektieren und Informationsmaterialien oder Supportstrukturen zu überarbeiten.

Ursprünglich waren die Workshops als Schreibphasen geplant, in denen die Einrichtungen ihre Angebotsbeschreibungen vor Ort verfassen sollten. Tatsächlich entstand der Großteil der Inhalte jedoch zwischen den Terminen in eigenständigen Arbeitsphasen. Die Workshops dienten vor allem dem Austausch und inhaltlichen Diskussionen. Rückblickend erwies sich dieses Vorgehen als passender: Die Treffen motivierten für die Arbeitsphasen, erforderten vom Projektteam jedoch eine intensive Betreuung der Einrichtungen.

Die Workshops lebten vom Zusammenkommen verschiedener Einrichtungen und dem lebendigen Austausch. Angebote zum abteilungsübergreifenden Austausch sind rar und werden daher dankbar angenommen – besonders in angenehmer Atmosphäre mit einladender Raumgestaltung. Rückmeldungen zeigten, dass besonders die wertschätzende Atmosphäre und persönliche Ansprache die Beteiligung förderten. Bereits ein aufrichtiger Dank motiviert zur Zusammenarbeit über das Projekt hinaus.

In unserem Projekt wurden insgesamt vier Workshops und ein Auftakttreffen durchgeführt, obwohl anfangs nur ein bis zwei Treffen geplant waren. Die zusätzlichen Workshops entstanden als Reaktion auf den konkreten Projektverlauf und Vorschläge von den Stakeholdern selbst. Das hohe Interesse und Engagement der Einrichtungen an den Workshops hatte unsere Erwartungen übertroffen. Unsere agile Arbeitsweise und ausreichend zeitlicher Puffer haben eine flexible Anpassung ermöglicht.

Statt die Workshops ad hoc zu erweitern, könnte alternativ von Beginn an eine größere Anzahl von Workshops eingeplant werden. Ob dies Vorteile in Form von Planungssicherheit oder doch Nachteile aufgrund des größeren Workloads mit sich bringt, ist pauschal nicht abzuschätzen, sondern muss von jeder Institution abgewogen werden.