Konzeption und Technologieauswahl

Die adressierten Nutzergruppen des Portals und ihre Bedürfnisse sind sehr heterogen. Daher musste eine Portaltechnologie konzipiert und ausgewählt werden, die Angebote zielgruppengerecht, problemorientiert und abteilungsübergreifend darstellt. Die Bedarfe mussten systematisch erfasst und geeignete technische Lösungswege konzipiert werden.

Die Konzeption und Technologieauswahl erfolgte auf Basis einer Zielgruppen- und Anforderungsanalyse:

• Auswertung universitätsweiter, regelmäßiger Umfragen zu digitaler Lehre und IT-Diensten

• Entwicklung von acht Personas zur Veranschaulichung der heterogenen Nutzergruppen und ihrer Bedürfnisse 

• Sammlung von ca. 40 User Stories zur Überführung der ermittelten Bedürfnisse in technische Anforderungen 

• Anforderungsanalyse und Tests von vier technischen Prototypen  sowie Technologieauswahl.

Die Maßnahme wurde innerhalb des universitären Projekts „E-Learning-Marktplatz“ erprobt und hochschulweit durchgeführt. Zentrale Einrichtungen der Universität, die Angebote zur Unterstützung digitaler Lehre und digitalen Studierens bereitstellten, wurden in einem partizipativen Prozess mittels Stakeholder-Workshops eingebunden.

Für eine konstruktive Zusammenarbeit mit den Einrichtungen war die Verdeutlichung des Mehrwerts des Portals und die Schaffung einer vertrauensvollen, wertschätzenden Arbeitsatmosphäre essentiell. Die Befürwortung des Projekts durch die Hochschulleitung schaffte Vertrauen und Anreize für eine langfristige Mitarbeit.

Wichtige Voraussetzung für die Konzeption und Technologieauswahl war auch der kontinuierliche Blick auf die Bedarfe der Zielgruppen, der durch regelmäßige Umfragen und Gespräche mit Key-Usern sowie gemeinsame Workshops mit den Supporteinrichtungen erreicht wurde.

Während der Konzeptionsphase waren zudem Wissen über Methoden agilen Durchführung von Projekten, technische Expertise und der Zugang zu Prototypen für realistische Vergleichstests erforderlich.

Die Zusammenarbeit mit technischem Personal bereits in der Konzeptionsphase ermöglichte es, bereits hier die ermittelten Bedarfe und erarbeiteten Ideen mit den technischen Möglichkeiten abzugleichen.

Die systematische Erhebung der Bedarfe und technischen Anforderungen ermöglichte eine fundierte Auswahl und strukturierte Entwicklung des Portals. Mithilfe der Personas konnte im weiteren Projektverlauf immer wieder übergeprüft werden, ob die ursprünglich ermittelten Bedarfe tatsächlich erfüllt werden. Die Nutzergruppen und Einrichtungen wurden regelmäßig erweitert und einbezogen, und bestätigten immer wieder die zu Beginn identifizierten Anforderungen. Es wurden nur wenige zusätzliche Funktionswünsche geäußert. Letztendlich konnten im fertigen Portal alle notwendigen Kriterien aus der Anforderungsanalyse umgesetzt werden, so dass die Technologieauswahl als erfolgreich betrachtet wird. 

Die Teilnahme an den gemeinsamen Workshops war erfreulicherweise unerwartet hoch und zeichnete sich zudem durch eine konstante und konstruktive Mitarbeit aus. Die Teilnehmenden schätzten besonders die Möglichkeiten für abteilungsübergreifenden Austausch, der sich im Arbeitsalltag oftmals nur schwer integrieren lässt. Der Einbezug der Einrichtungen in die Gestaltung des Portals und die kooperative Arbeitsatmosphäre führten flächendeckend zu einer hohen Identifikation mit dem Projekt. Die Kerngruppe zog weitere Interessierte an, die den Kreis der beteiligten Supporteinrichtungen nach und nach vergrößerte.

Ein systematisches Vorgehen für Konzeption und Technologieauswahl erscheint zunächst umständlich und zeitaufwändig, schafft jedoch Vertrauen auf allen Ebenen und bildet eine gute Grundlage für die langfristige Zusammenarbeit mit den Stakeholdern. Auch wenn bereits erste Ideen für passende Systeme existieren mögen, ist eine Technologieoffenheit zu Beginn des Projekts ratsam. Dadurch können Auswahlkriterien ganzheitlich betrachtet und die Bedarfe und Perspektiven der Zielgruppen in den Vordergrund gerückt werden. Die entwickelten Personas und Use Cases hilft während des gesamten Projekts, die konkreten Anforderungen nicht aus den Augen zu verlieren. Die Einbindung von technischem Personal bereits in der Konzeptionsphase ist enorm hilfreich, um potentielle Systeme von Beginn an auch aus technischer Perspektive zu analysieren, insbesondere in Hinblick auf die Machbarkeit, Effizienz, Nachhaltigkeit und Sicherheit der Lösungsvarianten.

Bei der Bedarfsermittlung wurden Anforderungen der Studierenden und Lehrenden zunächst indirekt über zentrale Einrichtungen ermittelt. Die direkte Einbindung im weiteren Projektverlauf steigerte jedoch die Qualität der Anforderungserhebung, stärkte den Blick in die tatsächliche Praxis bzw. den Alltag der Zielgruppen und förderte durch die frühe Einbindung die Sichtbarkeit und Akzeptanz eines neuen Systems. In vergleichbaren zukünftigen Projekten könnte eine direkte Einbindung eines ausreichend breiten Zielgruppenspektrums in noch früheren Projektphasen geeignet sein und durch weitere Formate intensiviert werden, z. B. Key-User-Interviews oder A/B-Tests mit unterschiedlichen Zielgruppen.